Contoh Kebijakan Teknologi Informasi

Berikut ini merupakan contoh kebijakan teknologi informasi. Informasi yang tertera akan terus disempurnakan. Informasi berikut belum tentu sesuai dengan institusi pada umumnya. Semoga bermanfaat. WDY.

Pertimbangan

1. Mengingat laju tumbuh kembang teknologi dan sistem informasi yang pesat dan membutuhkan perhatian.
2. Mengingat teknologi dan sistem informasi yang digunakan merupakan bagian dari komunitas global.
3. Mengingat teknologi dan sistem informasi yang digunakan mengikuti standar yang dikeluarkan institusi.
4. Mengingat tanggungjawab sistem dan teknologi informasi adalah Administrator.

Tujuan

1. Menciptakan keteraturan penggunaan perangkat teknologi dan sistem informasi dalam kegiatan operasional.
2. Mengamankan semua perangkat teknologi dan sistem informasi di dalam institusi dari kemungkinan kerusakan.
3. Mengoptimalkan peran teknologi dan sistem informasi dalam menunjang kegiatan operasional.

Surat Elektronik
Berikut merupakan sejumlah kebijakan yang terkait dengan surat elektronik:

1. Alamat surat elektronik disediakan institusi kepada karyawan tetap guna menunjang operasional.
2. Alamat surat elektronik disediakan dalam format nama_awal.nama_akhir@domain
3. Alamat surat elektronik dibuat sesuai dengan permintaan oleh Sumber Daya Manusia.
4. Alamat surat elektronik merupakan identitas resmi dan melekat kepada setiap karyawan sebagai media komunikasi formil.
5. Standar ukuran pengiriman surat elektronik dibatasi 5 MB tiap surat elektronik.
6. Standar jumlah pengiriman surat elektronik dibatasi 100 buah surat elektronik setiap jam.
7. Standar kuota kotak surat elektronik ialah 1GB tiap alamat surat elektronik.
8. Tidak diperkenankan menghapus surat pada kotak surat elektronik.
9. Tidak diperkenankan menggunakan alamat surat elektronik kantor untuk bergabung pada milis publik.
10. Tidak diperkenankan menggunakan alamat surat elektronik kantor untuk bergabung pada layanan publik internet yang tidak relevan dengan pekerjaan kantor.
11. Membubuhkan tandatangan surat elektronik dengan format yang telah ditentukan.
12. Surat elektronik diperkenankan dibawa saat karyawan tidak lagi bersama institusi sesuai persetujuan.
13. Surat elektronik dapat ditarik/dikirimk menggunakan media bergerak lainnya selain laptop sesuai persetujuan.
14. Alamat surat elektronik pribadi dapat digunakan sebagai media komunikasi alternatif sesuai persetujuan.

Perangkat Desktop/Laptop
Berikut merupakan sejumlah kebijaksanaan yang terkait dengan penggunaan perangkat desktop/laptop:

1. Setiap karyawan yang tidak paruh waktu diberikan perangkat komputer Desktop/Laptop.
2. Spesifikasi Desktop/Laptop telah ditentukan.
3. Desktop/Laptop yang diberikan merupakan inventaris kantor.
4. Desktop/Laptop yang diberikan menjadi tanggungjawab setiap karyawan.
5. Desktop/Laptop terlindungi oleh UPS selama beroperasi di kantor.
6. Sistem aplikasi telah terinstalasi di dalam Desktop/Laptop sesuai keputusan.
7. Instalasi sistem aplikasi legal selain standar memerlukan persetujuan.
8. Keselamatan data dalam Desktop/Laptop menjadi tanggungjawab setiap karyawan.

Akses Internet
Berikut merupakan sejumlah kebijakan yang terkait dengan akses internet:

1. Akses internet diberikan guna menunjang kinerja karyawan untuk dapat digunakan secara bijaksana.
2. Akses internet dan ruang gerak dimonitor dan dibatasi untuk kepentingan bersama.
3. Menggunakan pengelola pesan instan yang telah ditentukan guna menunjang aktifitas.
4. Tidak diperkenankan mengunduh file yang memiliki besar file lebih dari 5 MB tiap file tanpa mendapatkan persetujuan.
5. Tidak diperkenankan menjelajah situs web yang memiliki konten pornografi.
6. Tidak diperkenankan bermain game online maupun offline.
7. Tidak diperkenankan melalukan transaksi keuangan ilegal menggunakan akses internet.

Bekerja dari Luar Kantor
Berikut merupakan sejumlah kebijakan yang terkait dengan bekerja dari luar kantor:

1. Setiap karyawan tidak paruh waktu dapat bekerja dari luar kantor menggunakan perangkat Teknologi Informasi yang tersedia dalam mendukung aktifitas.
2. Surat elektronik dapat ditarik bagi pengguna laptop.
3. Surat elektronik dapat diakses dari fasilitas webmail yang telah tersedia.
4. Akses menuju server intranet dapat melalui fasilitas VPN dengan koneksi internet akses yang memadai.

Standarisasi Ruang Server
Berikut ini merupakan standard pengembangan ruang server:

1. Memiliki kelembaban dan temperatur ruangan yang memadai.
2. Memiliki letak rak server minimum 1 meter dari dinding setiap sisi rak server.
3. Memiliki pendistribusian listrik pada rak server yang memadai, dengan cadangan daya 20% dari kebutuhan.
4. Memiliki instalasi UPS yang memadai guna melindungi seluruh komponen di ruang server.
5. Memiliki instalasi listrik melalui generator listrik cadangan.
6. Memiliki instalasi KVM pada setiap server yang terinstalasi.
7. Memiliki firewall yang memadai guna melindungi jaringan.
8. Memiliki jaringan internet primer dan sekunder untuk keperluan failover.
9. Memiliki instalasi load balancing guna mengoptimalkan peran jaringan sekunder.
10. Memiliki instalasi VPN.
11. Memiliki peninggi lantai ruang server dengan ramp.
12. Memiliki instalasi kabel data dan suara pada patch panel yang terpisah.

Standarisasi Area Kerja
Berikut ini merupakan standard pengembangan area kerja untuk setiap karyawan:

1. Memiliki 2 panel data dan 2 panel suara.
2. Memiliki 2 panel listrik, 1 listrik langsung dan 1 listrik yang terlindungi UPS.
3. Memiliki 1 buah telepon baik analog maupun digital.
4. Memiliki 1 buah perangkat komputer Desktop/Laptop. Bila laptop memiliki 1 buah docking station yang lengkap terhubung dengan jaringan data dan listrik.
5. Memiliki area yang tercakup dalam jaringan data nirkabel.

Standarisasi Jaringan Data Nirkabel
Berikut ini merupakan standard pengembangan jaringan data nirkabel:

1. Memiliki area kerja yang tercakup dalam fasilitas jaringan data nirkabel.
2. Memiliki nama SSID telah ditentukan.
3. Memiliki nama SSID yang berbeda untuk untuk karyawan dan non karyawan.
4. Memiliki perlindungan SSID dengan kata kunci yang berganti tiap 6 bulan.
5. Memiliki konfigurasi jaringan data nirkabel yang didistribusi secara otomatis melalui server DHCP.
6. Memiliki fasilitas jaringan data nirkabel untuk karyawan bukan sebagai layanan primer.
7. Memiliki fasilitas jaringan data nirkabel untuk non karyawan yang terbatas pada fitur akses situs web.
8. Memiliki jumlah Access Point ditentukan dengan luas area, jumlah gedung dan jumlah lantai kantor dan jumlah komputer/perangkat yang akan terhubung. Maksimum 15 komputer/perangkat untuk tiap Access Point.
9. Memiliki channel selisih 5 untuk tiap konfigurasi Access Point.

Penyelenggaraan Konferensi Video
Berikut ini merupakan standard penyelenggaraan video conference: 

1. Penyelenggaraan video conference dilakukan dengan pemberitahuan resmi melalui surat elektronik minimum 1 hari sebelum penyelenggaraan, dengan mencantumkan topik rapat, peserta rapat, jumlah situs yang mengikuti video conference yang mengikuti dan informasi penyelenggara video conference sebagai moderator. 
2. Video conference telah terkoneksi dengan semua situs peserta 30 menit sebelum acara dimulai.
3. Menentukan waktu video conference secara tepat dengan penentu waktu lokal moderator.
4. Maksimum durasi penyelenggaraan video conference adalah 2 jam, bila lebih terlebih dahulu memberikan notifikasi.

Format Tandatangan Surat Elektronik
Berikut ini merupakan format tandatangan surat elektronik yang digunakan:

[Nama]
[Posisi]
[Nama Institusi]
Alamat. [Alamat Lengkap] – [Kota], [Kode Pos] [Negara]
Telephone. +[Kode Negara] [Kode Area] [Nomor Telepon]
Fax. +[Kode Negara] [Kode Area] [Nomor Fax]
Surat Elektronik. [Alamat Email]
Situs Web. [Alamat Situs Web]

Surat elektronik ini (beserta lampiran) secara eksklusif diperuntukkan kepada penerima dan dapat berisi informasi rahasia serta terlindungi hak cipta. Bila Anda bukan yang dimaksud atau orang yang bertanggungjawab atas pengiriman surat elektronik ini, maka konten dari surat elektronik ini harus disimpan dan dirahasiakan. Bila surat eletronik ini terkirim dalam keadaan rusak, maka bersegeralah menginformasikan kepada kami dan menghapus yang asli. Surat elektronik tidaklah aman dan memiliki resiko yang berdampak pada rusaknya data saat transmisi pengiriman dan penerimaan berlangsung. Untuk itu diperlukan kewaspadaan memeriksa surat elektronik (beserta lampiran) dan menginformasikan kepada Kami bila ditemukan kerusakan. Kami tidak bertanggungjawab atas kehilangan atau kerusakan yang disebabkan oleh kerusakan dan jalur transmisi yang kurang aman. Terima kasih.

Cetak surat elektronik ini bila diperlukan saja.

Rencana Pemulihan Bencana
Berikut ini merupakan standard rencana pemulihan bencana: 

1. Server dibackup secara berkala (harian/mingguan/bulanan/tahunan).
2. Media backup diletakkan di luar kantor baik secara online maupun offline.